Contenido creado por Matt Schoenholtz, socio de Client Advisory Services
Como grupo responsable de la salud financiera de la empresa, un departamento de contabilidad, ya sea sólo como registro de contabilidad o un Director Financiero, es vital para todas las organizaciones. El equipo de contabilidad es responsable de muchas cosas, desde administrar los recursos financieros de la organización hasta crear presupuestos para la organización.
Cuando un miembro del equipo de contabilidad se va, los efectos se pueden sentir en toda la empresa. Algunos pueden ser inmediatos, mientras que otros tardan más en surgir. Pero al ser proactivas y estratégicas, las empresas pueden minimizar los efectos negativos de la rotación contable y garantizar una transición fluida que mantenga su organización funcionando de manera eficiente.
Interrupción de las operaciones financieras
El equipo de contabilidad juega un papel fundamental en la gestión de las operaciones financieras, incluidos los presupuestos, la planificación y los informes financieros. Al mantener registros financieros precisos y actualizados, el departamento de contabilidad ayuda a la empresa a tomar decisiones informadas con base en sus objetivos.
Cuando un miembro de ese equipo se va, puede haber una interrupción temporal en las operaciones contables, lo que puede causar demoras o errores en los informes financieros, afectar la toma de decisiones e incluso generar problemas legales. Para las pequeñas y medianas empresas, este efecto se siente aún más profundo, ya que otros miembros del equipo, potencialmente menos experimentados, pueden tener que asumir temporalmente esas funciones. Aunque la capacitación cruzada puede ayudar a prevenir interrupciones, un empleado de tiempo completo no podrá asumir las responsabilidades de tiempo completo de aquel empleado que se va.
La rotación en su equipo de contabilidad también puede ser costosa, tanto en términos de gastos directos, como indemnizaciones por despido y costos de contratación, así como en costos indirectos, como la pérdida de productividad y operaciones interrumpidas.
Pérdida de conocimiento institucional
En las pequeñas y medianas empresas, el equipo de contabilidad tiende a poseer mucho conocimiento institucional. Por lo general, son personas altamente experimentadas y conocedoras con un profundo conocimiento del funcionamiento financiero y operativo de la empresa. Cuando se van, se llevan consigo una gran cantidad de conocimientos institucionales que pueden ser difíciles de reemplazar. Esta pérdida puede conducir a un período de inestabilidad e incertidumbre, ya que los miembros actuales del equipo intentan llenar los vacíos mientras se busca un reemplazo.
Si el miembro del equipo de contabilidad que se va directamente guió la estrategia financiera de la organización, pueden surgir problemas incluso cuando se encuentra un reemplazo para el puesto. Con nuevos líderes, llegan nuevas perspectivas y puede exisitir un gran cambio en el rumbo de la empresa y sus esfuerzos para llegar allí.
Pérdida de talento y desafíos culturales
Dependiendo de la persona y la naturaleza de su salida, la partida de un miembro del equipo de contabilidad puede desencadenar una mayor pérdida de talento a medida que otros hacen lo mismo, ya sea porque eran leales al miembro anterior del equipo o porque ven la salida como una señal de inestabilidad dentro de la empresa.
Cuando un empleado se va, puede crear una sensación de incertidumbre y ansiedad entre otros empleados que pueden preocuparse por su propia seguridad laboral o la dirección de la empresa. Es importante que el liderazgo aborde estas preocupaciones y mantenga una cultura positiva durante los tiempos de transición.
¿Cómo se puede facilitar la transición?
Las empresas deben estar preparadas para los efectos potenciales de la rotación del personal de contabilidad y contar con un plan para gestionar la transición. Principalmente, hay dos soluciones preventivas que deben implementarse para minimizar el riesgo operativo asociado con la pérdida de un empleado que ha estado por mucho tiempo en la empresa. Ellos son:
Capacitación cruzada: mediante la capacitación cruzada de su equipo interno, puede crear redundancias dentro de la función contable que minimicen los riesgos asociados con la rotación de personal. Además, la capacitación cruzada también crea oportunidades para que otros miembros del equipo, con diferentes perspectivas, evalúen la eficiencia de los procedimientos existentes. ¿Lo malo? La capacitación cruzada es una solución provisional, no la solución definitiva, y un empleado sólo puede asumir el rol de otra persona durante cierto tiempo antes de que sus roles y responsabilidades comiencen a entrar en conflicto, lo que podría provocar agotamiento y más rotación. Por lo tanto, el entrenamiento cruzado debe combinarse con el asociarse con un tercero.
Asociarse con un tercero: Ya sea que se utilicen de forma independiente o en conjunto con un equipo interno, un Director Financiero subcontratado, un contralor o todo el equipo de contabilidad, es una gran protección contra la rotación. Con una perspectiva imparcial que no siempre está disponible en las pequeñas empresas y las familiares, un equipo contable externo puede ofrecer asesoramiento financiero imparcial y experto. Otro diferenciador clave es la alineación de objetivos. Como se incentiva a los empleados a cambiar de empresa y ampliar experiencias, las relaciones laborales tienden a ser transitorias. El objetivo principal de un tercero es ayudarlo a crecer y trabajar con usted a lo largo de la vida de su negocio. Como resultado, hay una alineación completa de objetivos.
La ventaja final, y probablemente la más importante, es la mitigación del riesgo operativo asociado con tener un tercero que conoce sus procedimientos y no permitirá que su negocio pierda el ritmo. Tener una persona o equipo que, en cualquier momento, pueda ingresar a su negocio y cerrar los libros contables, brindar información valiosa y garantizar que la función contable continúe operando de manera eficiente, es una excelente póliza de seguro.
Cuando se trata de las operaciones contables de su empresa, siempre debe buscar el camino con la menor cantidad de riesgo. Al implementar medidas preventivas a través de métodos como capacitación cruzada y equipos de contabilidad de terceros, puede evitar los efectos dominó de la rotación contable y mantener su organización próspera, incluso en períodos de transición.
Matt Schoenholtz
Socio de Client Advisory Services & Director de Client Advisory Services
Después de desempeñarse como líder financiero de varias organizaciones, Matt se unió al equipo de Client Advisory Services de Mowery & Schoenfeld. En su función como Socio de CAS, Matt se desempeña como Director Financiero externo y asesor de nuestros clientes. Se especializa en asesorar a las empresas en su contabilidad diaria, así como en la planificación estratégica, operativa y financiera en general.